Netiquette im Studiengang - ein Leitfaden zur digitalen Kommunikation

Die Kommunikation zwischen Studierenden und Lehrenden findet immer häufiger in elektronischer Form statt - leider meist in unangemessener Art und Weise. Auch wenn das Medium der Kommunikation ein schnelllebiges, ungezwungenes Medium ist, muss es die Kontaktaufnahme selbst nicht auch sein.

Aus diesem Grund sei hier ein kurzer Leitfaden zum "korrekten" Umgang mit dem Medium Email gegeben - denn respektvoller Umgang kann auch digital stattfinden.

Der Beweggrund - kann das Problem anders gelöst werden?

Bevor man sich per Mail an den/die Lehrende wendet, sollte man sich fragen, ob das vorliegende Problem sich nicht vielleicht anders lösen lässt. Unter Umständen können Kommilitonen oder Mitarbeiter/innen in den Sekretariaten weiterhelfen und die Dozenten/innen müssen nicht zusätzlich angeschrieben werden.

Die Emailadresse - seriös bevorzugt

Im Idealfall sollte die Hochschul-Emailadresse verwendet werden, die jedem Studierenden bei Einschreibung zugewiesen wird. So kann vermieden werden, dass die Email unter Umständen im Spam-Ordner landet oder nicht korrekt zugeordnet werden kann.

Ist dies nicht möglich, so sollte zumindest eine seriöse Emailadresse verwendet werden. Nachrichten von "hasi3000" oder "wilder_karl87" wirken nicht seriös und landen oft auch systemseitig im Spam-Ordner des Hochschulservers.

Auch für das spätere Berufsleben sollte man immer auf eine seriöse Emailadresse zurückgreifen können.

Der Betreff - der erste Kontakt

Dozenten/innen einer Hochschule erhalten in der Regel nicht nur eine Email pro Tag und müssen deshalb den Überblick behalten können. Um sie dabei zu unterstützen sollte der Betreff der Nachricht präzise und knapp gewählt werden. So kann die Email schneller zugeordnet, von weniger dringlichen Anfragen unterschieden und bearbeitet werden.

Die Anrede - Höflichkeit zeugt von Respekt

Auch wenn Dozenten/innen im direkten Kontakt der Vorlesung oder im Gespräch einen lockeren Umgang pflegen, bedeutet dies nicht, dass sie in einer Email wie der Kumpel von Nebenan angeschrieben werden möchten. Die Höflichkeit gebietet es, ihnen auch im elektronischen Schriftverkehr durch die Wahl der korrekten Anrede Respekt zu zollen.

Die richtige Anrede eines Dozenten sollte auch in einer Email mit "Sehr geehrter/Sehr geehrte" beginnen, gefolgt von einem möglichen Titel und dem Nachnamen. Von der Idee, den Vornamen in der Anrede zu verwenden, ist abzuraten. Ebenso sollten lockere Formulierungen wie "Hallo" oder "Hi" vermieden werden. Kontaktiert Sie der Dozent/die Dozentin selbst im Anschluss per Email mit der Anrede "Hallo Herr/Frau XY", dann können Sie sich in den folgenden Schriftwechseln gerne darauf berufen und zu dieser Anredeform wechseln.

Der Text - kurz und bündig

Das Anliegen in der Email sollte kurz und knapp dargestellt werden. Ist dies nicht möglich, so sollte man besser das direkte Gespräch mit dem Dozenten/der Dozentin suchen und entweder einen Sprechstundentermin wahrnehmen oder einen separaten Termin mit dem Dozenten/der Dozentin direkt absprechen.

Die Verabschiedung - auch hier werden Höflichkeit und Klarheit bevorzugt

Zum Ende der Email sollte ebenfalls eine Formulierung gewählt werden, die freundlich und respektvoll ist. Zu empfehlen ist das klassische "Mit freundlichen Grüßen" - bitte auch immer in der ausgeschriebenen Version und nicht abgekürzt.

Varianten wie "Viele Grüße", "Liebe Grüße" oder "Tschüssi" sollten vermieden werden. Auch hier gilt, wie bei der Anrede, wechselt der Dozent zu einer solchen lockeren Verabschiedungsform, so kann auch gerne im weiteren Emailwechsel auf diese Variante zurückgegriffen werden.

Was aber in jedem Fall unter einer Email nicht fehlen darf:

  • der eigene Name - ausgeschrieben mit Vor- und Nachname
  • der Studiengang
  • die Adresse/Postanschrift
  • die Telefon-/Mobilnummer
  • die Emailadresse

So kann es, gerade zu Beginn des Kontakts, gar nicht erst zu Verwechselungen oder Missverständnissen zwischen Student/in und Dozent/in kommen. Sinnvollerweise sollte man sich eine Signatur für offizielle Emails anlegen - so sind alle Informationen stets für die Dozenten greifbar, ohne dass man sie bei jeder Email neu eintragen muss.