Erasmus+ in Zeiten der Corona Pandemie

Sollten Sie Ihren Erasmus Aufenthalt aufgrund der Corona Pandemie vorzeitig beenden, unterbrechen oder nicht antreten können, greift in begründeten Fällen die „Force Majeure“ Regelung. Auf dieser Seite finden Sie einen Überblick über die derzeitigen Maßnahmen.

Bitte beachten Sie in jedem Fall die Hinweise des Auswärtigen AmtesDerzeit besteht eine weltweite Reisewarnung, da es zu drastischen Einschränkungen im Reiseverkehr, Quarantänemaßnahmen und Einschränkungen des öffentlichen Lebens kommen kann.

Viele Antworten zur Erkrankung selbst hat das Robert Koch Institut zusammengefasst. Auch der DAAD hat FAQ   für Studierende veröffentlicht.

Generell gilt, dass Sie sich gerne jederzeit bei uns melden können, falls Sie Hilfe benötigen, am besten via Mail 

Verschiebung des Praktikums

Wenn Sie das Grant Agreement bereits erhalten haben und der Praktikumsstart verschoben wird, können Sie uns das Formular "During the Mobility" per Mail schicken, sobald Sie mit Ihrer Praktikumsstelle den neuen Zeitraum vereinbart haben. Bitte beachten Sie dabei Ihr in Placement Online angegebenes Datum der Exmatrikulation - Sie müssen während der gesamten Praktikumsdauer eingeschrieben sein.

Nichtantritt des Praktikums

Bitte teilen Sie uns mit, ob aufgrund des Nichtantritts zusätzliche Kosten angefallen sind oder Sie Kosten für nicht in Anspruch genommene Leistungen hatten, die Sie auch nach Nachfrage nicht zurückerstattet bekommen haben (z.B. bereits gezahlte Miete / Kaution / Flüge / Bahntickets etc.).

Wenn keine Kosten angefallen sind

In diesem Fall müssen wir das gesamte bereits ausbezahlte Stipendium zurückfordern. Sobald Sie von uns das Rückforderungsschreiben per Mail erhalten, bitten wir Sie den Betrag innerhalb von einem Monat an KOOR/BEST zurückzubezahlen.

Wenn zusätzliche Kosten entstanden sind

Wie beispielsweise durch eine außergewöhnliche Fahrt ins Zielland im Zusammenhang mit dem Abbruch (z.B. zusätzliche Fahrt wegen Auszug), müssen Sie folgende Unterlagen einreichen:

Wenn Kosten entstanden sind und sie das Geld nicht zurückerstattet bekommen haben

  • Ausgefüllte Kostenaufstellung 
  • Durchnummerierte Belege (Scans reichen aus)
  • Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen.

Falls der Schriftverkehr nicht vorgelegt werden kann, weil der/die Anbieter beispielsweise nur telefonisch Auskunft geben und auf die AGBs bzw. die FAQs auf deren Webseite verweisen:

  • Screenshot des entsprechenden Passus auf der Webseite / Vertrag etc. aus dem hervorgeht, dass Rückerstattungen nicht vorgesehen sind.
  • Ausgefüllte und unterschriebene Eidesstattliche Erklärung 

Bitte beachten Sie: wenn Sie keinen Nachweis vorlegen können, können wir die Kosten nicht erstatten.

Wenn Kosten entstanden sind und Sie die Erstattung in Form eines Gutscheins erhalten

  • Ausgefüllte Kostenaufstellung 
  • Durchnummerierte Belege (Scans reichen aus)
  • Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, den monetären Wert statt des Gutscheines zurückzubekommen

Falls der Schriftverkehr nicht vorgelegt werden kann, weil der/die Anbieter nur telefonisch Auskunft geben und auf die AGBs bzw. die FAQs auf deren Webseite / Vertrag verweisen:

  • Screenshot des entsprechenden Passus auf der Webseite / Vertrag aus dem hervorgeht, dass nur Gutscheine als Ersatz für die nicht in Anspruch genommene  Leistung vergeben werden.
  • Ausgefüllte und unterschriebene Eidesstattliche Erklärung 

Falls Sie noch keine erste Rate erhalten haben, erstatten wir Ihnen die eingereichten Kosten. Bei einer bereits ausbezahlten ersten Rate werden die entstandenen Kosten mit diesem Betrag verrechnet. Bitte beachten Sie, dass maximal das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium ausbezahlt werden kann.

Home Office

Fortführung des Praktikums im Home Office

Haben Sie das Praktikum vor Ort begonnen und können nun Vollzeit im Home Office weiterarbeiten, können diese Zeiten - unabhängig vom Aufenthaltsort - weiter gefördert werden.

Bitte beachten Sie dabei, dass Ihre Praktikumsstelle im Rahmen der Abschlussunterlagen den gesamten Zeitraum bestätigen muss (in einem Praktikumszeugnis oder auf dem Traineeship Certificate), damit Ihnen alle Tage und somit das im Grant Agreement vereinbarte Stipendium anerkannt und ausbezahlt werden kann.

Virtuelle Mobilität

Die virtuelle Mobilität muss zur Erreichung der Lernziele beitragen und sollte nach Möglichkeit vor Ort fortgeführt werden. Da während der virtuellen Phase der Mobilität im Heimatland keine auslandsbedingten Mehrkosten anfallen, erfolgt keine finanzielle Förderung für diesen Zeitraum. Mit der Ankunft im Gastland, erhalten Sie den regulären Zuschuss.

Die Mindestförderdauer einer Erasmus+ Mobilität von 2 Monaten sollte erfüllt werden. Sofern jedoch weiterhin Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie bestehen, kann die physische Mobilitätsphase verkürzt oder gestrichen und durch eine Verlängerung der virtuellen Mobilitätsphase ersetzt werden. Auch Unterbrechungszeiten zwischen der virtuellen und der physischen Mobilitätsphase sind zulässig.

Praktikumsunterbrechung

Keine Möglichkeit im Home Office zu arbeiten, Verbleib im Zielland

Sollten Sie Ihr Praktikum unterbrechen müssen, bleiben jedoch im jeweiligen Zielland und haben somit weiter laufende Kosten wie z.B. Miete und Strom, kann Ihnen weiterhin der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte Erasmus-Zuschuss gewährt werden.

Bitte erfassen Sie ihre Unterbrechungstage in folgendem Formular und schicken uns dieses per Mail zu.

 

Keine Möglichkeit im Home Office zu arbeiten, Rückreise nach Deutschland

In diesem Fall greifen die sogenannten Interruption Days. Senden Sie uns bitte, sobald Sie das Praktikum wieder beginnen, das ausgefüllte Formular  zu, damit wir Ihr Stipendium neu berechnen können.

Haben Sie während der Unterbrechung weiterhin laufende Kosten im Zielland (z.B. Miete, Strom) kann Ihnen der gesamte, im Grant Agreement vereinbarte Erasmus-Zuschuss gewährt werden. Hierfür benötigen wir einen Nachweis, dass Ihnen die Kosten nicht erstattet werden. Den Nachweis können Sie einreichen als

  1. Schriftverkehr (mit dem Vermieter, Versicherung etc.), aus dem hervorgeht, dass Ihnen keine Kosten erstattet werden, obwohl Sie sich nicht mehr im Zielland befinden bzw. die Dienstleistung nicht in Anspruch genommen haben
    oder
  2. Screenshot von FAQs etc., aus denen hervorgeht, dass in Ihrem Fall keine Kosten erstattet werden. Dazu muss zusätzlich die von Ihnen unterzeichnete eidesstattliche Erklärung eingereicht werden.

Möchten Sie Ihr Praktikum gleichzeitig verlängern, geben Sie bitte das neue Enddatum im gleichen Formular mit an, wir prüfen, ob eine Verlängerung möglich ist, basierend auf Ihrem noch vorhanden Förderkontingent und Ihrem Exmatrikulationsdatum.

Geben Sie uns bitte umgehend Rückmeldung, sollten Sie Ihr Praktikum nicht mehr antreten können, da bei einem Abbruch andere Verrechnungsvarianten für das Stipendium gelten, über die wir Sie dann gerne informieren.

 

Praktikumsabbruch

Es gelten folgende Regelungen bezüglich der Abrechnung des Stipendiums:

Taggenaue Abrechnung

Sie erhalten in jedem Fall eine taggenaue Abrechnung Ihres Stipendiums inkl. Home Office. Hierfür benötigen wir einen schriftlichen Nachweis Ihrer Praktikumsstelle über den tatsächlichen Aufenthaltszeitraum. Dieser Nachweis kann in Form einer formlosen E-Mail von der Praktikumsstelle direkt an uns erfolgen. Alternativ kann auch eine von der Praktikumsstelle ausgestellte Bescheinigung eingereicht werden.

Abrechnung von Kosten, die nicht zurückerstattet werden

Falls nach Ihrer Rückkehr noch laufende Kosten im Zielland bzw. entstandene Kosten durch ungenutzte Dienstleistungen vorliegen, die Sie auch auf Nachfrage nicht zurückerstattet bekommen, können Sie Ihr Gesamtstipendium erhalten. Dies gilt auch, wenn entstandene Kosten in Form eines Gutscheins zurückerstattet wurden und Sie eine monetäre Ausbezahlung bevorzugen.

Bitte reichen Sie uns in diesem Fall folgende Unterlagen ein:

  1. E-Mail mit Angabe der Posten, die nicht erstattet worden sind, z.B. "Monatsmiete April"
  2. Schriftverkehr aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen.

Es werden nur die Kosten berücksichtigt, die sie nicht verwendet haben. So erstatten wir zum Beispiel keinen Hin- und Rückflug, den Sie genutzt haben. Ebenso nicht die Miete, für die Monate, die Sie auch vor Ort in Anspruch genommen haben. Falls Ihnen jedoch zusätzliche Kosten entstanden sind (z. B. Kauf eines zusätzlichen Rückflugs, weil der erste nicht umbuchbar war), können wir diese separat abrechnen.

Hierfür müssen Sie folgende Belege einreichen:

  1. Beleg vom ersten Flug
  2. Schriftverkehr, aus dem hervorgeht, dass Sie den Versuch unternommen haben, die Kosten zurückzubekommen
  3. Ausgefüllte und unterschriebene Eidesstattliche Erklärung 
  4. Beleg vom zweiten gebuchten Flug

Natürlich können Sie sich in Zukunft erneut für ein Erasmus+ Stipendium bewerben.

Kontakt

Koordinierungsstelle für die Praktischen Studiensemester
Katja Ehlert
Sarah Fatemi
Anna Feldbein
Lisa Heinz
Kerstin Schöttinger
Soufiane Sidi-Yacoub
Beratungszeiten:
Mo - Do 09:00 - 12:00 Uhr,
Di & Do 13:00 - 15:00 Uhr nach Vereinbarung

F 302, F 303
Moltkestr. 30, 76133 Karlsruhe
Tel. 0721 925-2521, 2522, 2523, 2524, 2525, 2526
Fax. 0721 925-2520
E-Mail koor-praxis-bwspam prevention@hs-karlsruhe.de

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